Cómo dominar la inundación de mensajes por correo electrónico

Las siguientes sugerencias le servirán de ayuda para administrar su correo electrónico con mayor eficiencia:

? Borre sin compasión todos los mensajes sin importancia. Traslade a la papelera todos los mensajes viejos que no tenga necesidad de archivar.

? Envíe a una carpeta especial los mensajes y ficheros de los que no esté seguro si le volverán a ser útiles y dele a esa carpeta un nombre apropiado, por ejemplo: "Carpeta provisional" o "Carpeta intermedia". Periódicamente, cada cuatro semanas por ejemplo, revise el contenido de esa carpeta y decida qué partes se pueden eliminar definitivamente.

? Separe los asuntos privados de los comerciales. Además, puede abrir una dirección propia de correo electrónico, por ejemplo, para los boletines de noticias enviados por Internet, así como para la información o los datos solicitados por usted por interesarle profesionalmente. De esta forma le resultará más fácil separar la correspondencia del puro material informativo.

? Planifique la descarga y tramitación o contestación de los mensajes recibidos por correo electrónico, incluyendo esta labor en forma de bloques fijos ensamblados en su horario diario o en sus días de trabajo. Ni que decir tiene que la correspondencia urgente o importante constituye una excepción a esta regla. De todas formas, es muy conveniente que preste la máxima atención al cumplimiento de esta regla.

? Aproveche las posibilidades que le ofrece su programa de correo electrónico para que le resulte más fácil obtener una visión general de los mensajes recién recibidos. Así, por ejemplo, puede atribuirles un color a las direcciones destinadas al "Outlook". De esta manera, podrá darse cuenta a primera vista si le han llegado mensajes enviados por clientes importantes o de su director comercial.

? Para guardar o registrar las direcciones que le interesen utilice siempre un sistema unificado o una representación unificada.Precisamente por el hecho de permitir que las direcciones del correo electrónico sean registradas automáticamente en su agenda de direcciones, puede suceder que haya casos en los que haya direcciones ordenadas alfabéticamente por el nombre de pila mientras que otras aparezcan clasificadas por el apellido o el nombre de la empresa.

? Los acuses de recibo automáticos no siempre cumplen su cometido como es debido.Sobre todo, si el receptor ha suprimido mediante un clic la orden de confirmar el men...