SECCIONES

Liderazgo eficiente con reuniones de 30 minutos

Management & Innovation (Núm. 59) · Habilidades directivas · Octubre 2023

Para realizar una administración óptima del tiempo en el trabajo, una de las habilidades organizativas más importantes a desarrollar es la correcta gestión de las reuniones. ¿Cómo hacer que sean realmente productivas?

Hoy en día, las personas que lideran necesitan múltiples cualidades. En este artículo trataremos una cualidad imprescindible, relacionada con la gestión del tiempo y las habilidades organizativas: la buena gestión de las reuniones.

Conviene no perder de vista que las reuniones tienen un coste muy importante. De acuerdo con algunos estudios1, el tiempo dedicado a las reuniones oscila entre el 15% y el 50% de la jornada laboral, la duración media de las reuniones es de 90 minutos, y el 73% de las personas reconocen que hacen otras tareas durante esos encuentros. Esta falta de concentración, además, se ha acentuado durante la pandemia con las videoconferencias. Por tanto, existen muchas ineficiencias en esta materia.

Tipos de reuniones En función de los objetivos, las reuniones se hacen para informar, hacer seguimiento de algún tema, recabar opiniones, motivar y promover determinadas actuaciones, efectuar una negociación, tomar decisiones, resolver problemas, promover ideas, socializar e integrar a equipos de personas... En función del objetivo concreto, se necesita organizar la reunión en un formato u otro para que sea eficiente. Hay casos, como las reuniones para promover ideas, para negociar, o las reuniones para socializar e integrar equipos, por ejemplo, en que se necesitan reuniones de más de una hora. En cambio, en reuniones cuyo objetivo es informar, hacer seguimiento de algún tema, motivar, recabar opiniones o promover determinadas actuaciones, es posible que con poco tiempo se puedan conseguir los objetivos.

Dada esta variedad de objetivos, es evidente que el formato de 30 minutos que se propone en este artículo solo es aplicable en determinadas circunstancias. Por tanto, las propuestas siguientes son genéricas y se tienen que adaptar a cada caso. Puede haber situaciones donde no sean aplicables (y convenga un formato diferente, una duración más larga, más participantes, etc.).

Por otro lado, hay ocasiones en las que no hace falta hacer una reunión. Por ejemplo, cuando se trata de informar, es suficiente enviar la información por correo electrónico. Y es posible que, posteriormente, convenga un seguimiento con una llamada telefónica. Si se ha enviado la información con anterioridad, en la reunión se pueden resolver dudas en pocos minutos sobre la información enviada.

Cuando se opta por las reuniones de 30 minutos, pueden ser útiles las pautas q...

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Pilar Lloret

Consultora de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC) ·

Oriol Amat

Catedrático y rector de la Universitat Pompeu Fabra ·

Oriol Amat es rector de la Universitat Pompeu Fabra desde mayo de 2021.

Catedrático de Economía Financiera y Contabilidad de la Universidad Pompeu Fabra desde el 2001, Amat ha estudiado en la Universidad Autónoma de Barcelona (Doctor en Ciencias Económicas y Licenciado en la misma especialidad), en ESADE (Licenciado en Administración y Dirección de Empresas y MBA) y en la Stockholm School of Economics (International Teachers Programme). Ha hecho estancias en distintos centros de referencia, como la Linkoping University (Suecia), Massey University (Nueva Zelanda), Université de Montpellier (Francia) o la Universidad Diego Portales (Chile).

Profesor vinculado a la UPF desde 1992, siempre se ha mostrado interesado por las cuatro dimensiones principales de la vida académica: investigación, transferencia de conocimiento, docencia y gestión.

Sus líneas de investigación incluyen el análisis de los factores de éxito de las organizaciones y los aspectos éticos de las finanzas. Ha dirigido más de una quincena de tesis y es autor de artículos científicos y más de cuarenta libros, entre los cuales Informe anual de la empresa catalana (2020), La Botella medio llena: Aprender de las crisis y de los que lo hacen mejor (2020), Detecting accounting fraud before it’s too late [Detectar fraudes contables antes de que sea demasiado tarde] (2019), Renta Básica Universal: Análisis de una propuesta disruptiva (2019), Valoración y compraventa de empresas (2018). Algunos de sus libros han sido traducidos a varios idiomas (francés, inglés, portugués…). También colabora y es miembro del consejo editorial de varias publicaciones científicas internacionales.

En el ámbito de la gestión, ha ejercido distintos cargos. En la UPF, ha sido decano de la UPF Barcelona School of Management (2018-2021), director del Departamento de Economía y Empresa (2003-2005), vicerrector de Economía, Sistemas de Información y Servicios (1997-2001) y, específicamente en el ámbito docente, fue director del Centro para la Calidad e Innovación docente (2006-2011).

Desde los inicios de su trayectoria profesional ha colaborado activamente con instituciones de la sociedad. Es miembro del Foro Académico de Finanzas Sostenibles de España.

Ha sido decano del Colegio de Economistas de Cataluña, miembro del consejo asesor de la Cámara de Comercio de Barcelona y de PIMEC; y miembro del grupo de trabajo Cataluña 2022, que diseñó la estrategia post Covid. Ha sido fundador y presidente de la Asociación Catalana de Contabilidad y Dirección (2014-2018), diputado en el Parlamento de Cataluña (2015-2017), miembro del Consejo Asesor para la Reactivación y el Crecimiento de Cataluña (2011-2015) y consejero de la Comisión Nacional del Mercado de Valores (2011-2015), entre otros.

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