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‘Outsourcing’ de Recursos Humanos vs. Cumplimiento Legal

‘Outsourcing’ de Recursos Humanos vs. Cumplimiento Legal

A través de esta colección de estudios, se ha identificado que 2 de cada 3 empresas que recurrían a la externalización obtenían un 50% de ahorro en costes, mientras que 3 de cada 4 empresas externalizadas confirmaban haber aumentado su flexibilidad en más de un 50%. Otro dato ahora reflejado es que el 65% de los encuestados se mostraron de acuerdo con el hecho de que la externalización reducía riesgos a la hora de asegurar la actualización de los cambios legislativos.

En detalle, las complejidades observadas tanto en España como en Portugal incluyen las leyes que regulan las cotizaciones a la Seguridad Social de los salarios de los empleados e involucran una gran cantidad de trámites para garantizar su cumplimiento por parte de los empleados y las empresas.

CADA VEZ MÁS COMPLEJO

Michael Magotsch, socio y abogado laboral en DLA Piper con más de 20 años de experiencia en derecho laboral alemán y transfronterizo, y autor de Employment and Labour Law, Jurisdictional Comparisons (El empleo y la legislación laboral, comparaciones jurisdiccionales), coincide en que el riesgo y el cumplimiento se han vuelto cada vez más complejos para las organizaciones en los últimos años. “Estamos hablando, cada vez más, sobre un departamento de RR.HH. completamente flexible donde el personal trabaja también fuera de las fronteras y de forma mas dinámica, con gente que constantemente cambia de una ubicación a otra, siendo inmediatamente impactados por las consecuencias tributarias, de Seguridad social y de RR.HH., por lo que que deben ser cuidadosamente analizados.

Las empresas están totalmente desbordadas por estas cuestiones, porque si no contratan expertos en la materia, pueden terminar encontrándose con dificultades muy rápidamente. Los errores clásicos que las grandes empresas estadounidenses ejecutaron hace 25 años cuando entraron en los mercados extranjeros son los mismos que se aprecian ahora en los jóvenes emprendedores que crean empresas que crecen con tanta rapidez: contratan a mucha gente y tienen tanto éxito que no encuentran el tiempo necesario para supervisar todos estos pasos tan rápidos de crecimiento, dando lugar a graves consecuencias”.

Sin embargo, no sólo las empresas que se expanden rápidamente o las multinacionales se enfrentan a problemas de cumplimiento complejos. Los riesgos para las pequeñas y medianas empresas pueden ser igual de grandes si se enfrentan a ellos sin el nivel de experiencia interna ni los recursos que necesitan para mantenerse al día con la legislación laboral nacional, regional y local.

Los resultados de la encuesta realizada en 2013 por SmartCompliance, “Cumplimiento normativo en un entorno cambiante “, mostró que más del 80 % de los CFO opinaban que la tarea de supervisión de los cambios legislativos relacionados con los impuestos, los temas laborales y la gestión de nóminas exige cada vez más tiempo en los últimos dos años. Casi el 75 % de los encuestados creía que el aumento de la complejidad de las nuevas normas tributarias consumiría recursos adicionales de la empresa en los siguientes dos años. Además, a menudo, las empresas no reclaman los valiosos beneficios fiscales existentes, lo que se traduce en una pérdida de oportunidades para ayudar a reducir su tasa efectiva de impuestos.

MÁS LEGISLACIÓN, MAYORES COSTES

La legislación nacional y la regulación específica del sector influyen en gran medida en la complejidad en un proceso de nóminas de principio a fin. Numerosos estudios muestran como la gestión de nóminas, combinada con la administración de beneficios y personal, suponen el 35% de los costes totales de Recursos Humanos, un importe anual aproximado de 525 dólares estadounidenses por empleado a tiempo completo (FTE por sus siglas en inglés), representando el coste de personal casi la mitad del mismo. Estos costes, por supuesto, varían según el país: en Europa, los costes de gestión de nómina van desde 100 dólares estadounidenses hasta alcanzar cuatro veces más en los países con legislaciones más complejas.

ABORDAR EL CUMPLIMIENTO Y EL RIESGO

El aumento del volumen y la complejidad de los cambios legislativos está alimentando la demanda de personas con capacidad para implementar y comprender su impacto en los sistemas y procesos de Recursos Humanos. Y la escasez de estas habilidades cada vez se vuelve más grave a medida que la tecnología se hace más compleja. La cuestión para las empresas es: ¿cómo atraer y retener el talento para asegurar el cumplimiento normativo?

✦ Conocimiento exhaustivo y experiencia. Cada vez más, las empresas buscan los beneficios de mantener internamente la coordinación y habilidades de perspectiva general. Los responsables de Recursos Humanos deben tener una visión general del funcionamiento de las cuestiones de riesgo en RR.HH. y de cumplimiento legal a las que se enfrenta su organización. Sin embargo, hay áreas de conocimiento que no se debe esperar que domine ningún profesional interno, sin importar lo competente que sea. Por ejemplo, a medida que los países cambian su legislación laboral, ya sea a nivel local o nacional, los expertos en gestión de nóminas de los proveedores de servicios externos son necesarios a menudo para asesorar sobre la ley y ayudar con su aplicación.

Este nivel de experiencia requeriría importantes inversiones fuera de la actividad principal de cualquier organización. La guerra global por el talento también significa que las mejores mentes se sienten atraídas por las empresas globales que se especializan en su área de experiencia, trabajando en la vanguardia del cumplimiento en lugar de dentro de pequeños equipos en empresas donde a menudo se trabaja a contrarreloj. Esta es la actividad principal de un proveedor: no sólo tener los conocimientos técnicos para ofrecer un servicio, sino también el nivel de conocimiento para saber qué legislación está por venir y estar dispuesto a cumplirla antes de que otras organizaciones sean conscientes de los cambios que supone. Según una investigación de la Loughborough School of Business and Economics, los beneficios de la externalización “van más allá de un ahorro de costes puntual. Están estrechamente relacionados con la ventaja competitiva de la empresa y, por tanto, a menudo representan los principales factores de éxito en un sector en particular”. En otras palabras, las organizaciones libres de la carga de mantener los costes y el tiempo que consumen sus capacidades internas pueden encontrar una ventaja competitiva al trabajar con socios de externalización.

✦ Enfoque consolidado y automatizado. Una de las formas más eficientes que tienen el departamento de Recursos Humanos y los directivos de finanzas para reducir el riesgo es gestionar de forma proactiva el cumplimiento. Sin embargo, casi el 30% de los altos directivos financieros encuestados por ADP aseguran que su enfoque de gestión de cumplimiento legal es más reactivo que proactivo. Tener un enfoque consolidado y automatizado de la gestión de requisitos regulatorios es una manera eficaz de gestionar de forma proactiva los riesgos de cumplimiento normativo.

Según el informe de la investigación realizada en 2013 “Gestión del riesgo de talento: Gestión de datos para garantizar el cumplimiento del personal”, realizada por los consultores de Aberdeen Group, “incluso las empresas con mejor rendimiento deben encontrar formas de ofrecer los datos de Recursos Humanos a los líderes empresariales para guiar la toma de decisiones. Y, con este fin, deben utilizar herramientas automatizadas en lugar de confiar en procesos manuales, y deben encontrar formas de integrar sus datos y sistemas de Recursos Humanos. Las herramientas y tecnología que ayudan a las organizaciones aplican sistemáticamente las políticas y normativas sobre bajas, horas extraordinarias y otras actividades críticas de administración de personal son fundamentales para el mantenimiento de un entorno de cumplimiento”.

CONCLUSIÓN

En los últimos 20 años, el número de empleados que trabajan en alguna filial de multinacional se ha más que triplicado. La complejidad de la gestión de nóminas en diversos países, sin embargo, no es sólo un problema para las multinacionales, sino también para la multitud de pequeñas y medianas empresas que, cada vez más, operan en los mercados internacionales. En esta línea, el estudio muestra como el 33% de las empresas analizadas fueron multadas o sancionadas en los últimos 12 meses, a pesar de que el 80% afirmó cumplir la normativa nacional.

La encuesta global sobre gestión de nóminas de Ernst & Young realizada en abril de 2013 a más de 160 organizaciones multinacionales de los cinco continentes llegó a la conclusión de que “el 85% de los encuestados deseaba mejoras en sus políticas y prácticas de gestión de nóminas actuales”. La externalización proporciona los conocimientos y la infraestructura necesaria para garantizar el cumplimiento. Los ejecutivos tienen que mirar más allá de las soluciones y plataformas que ayudan a simplificar la gestión de cumplimiento y seleccionar proveedores que estén a la vanguardia con los mejores expertos locales, no sólo para asesorar sobre la legislación y ayudar en su aplicación, sino también para asesorar sobre la legislación próxima y estar listos para cumplirla antes de que otras organizaciones sean conscientes de los cambios.

Con los desafíos y complejidades de riesgo y cumplimiento legal en aumento surge una oportunidad única para que los ejecutivos de Recursos Humanos y de Finanzas ayuden a impulsar un cambio organizativo. Al encontrar nuevas formas de ayudar a asegurar el cumplimiento y reducir los riesgos, se mejora la eficiencia de los procesos empresariales y, en última instancia, se ayuda a impulsar el crecimiento de la organización. Los departamentos de Recursos Humanos y Financiero pueden así demostrar también el valor estratégico que aportan a la empresa.

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