Tecnología de RRHH

Tecnología de RRHH

Durante la última década, la tecnología en el área de RRHH ha cambiado el panorama del sector, de manera que la mayoría, de los programas de gestión del talento y de compensación no se pueden llevar a cabo sin ella. Son muchas las ventajas que ofrece el uso de la tecnología en RRHH: la posibilidad de entregar con eficiencia los programas de RRHH de forma global, la oportunidad de medir resultados y tomar decisiones informadas y la posibilidad de alcanzar el ideal de liberar al equipo de Recursos Humanos de las tareas administrativas para realizar una contribución más estratégica al negocio. Hay que recordar, sin embargo, que la tecnología no es más que una parte de todo el proceso en la entrega de servicios en RRHH. La tecnología por sí misma no asegura dicha entrega. Debe entenderse como una herramienta o un medio que permita proveer un buen servicio, ayudar a los empleados y a los mánagers a los que da apoyo y predecir, en última instancia, resultados de negocio. La clave está en utilizar la tecnología para reforzar una entrega efectiva y eficiente de los programas de gestión del talento, la compensación y los beneficios en Recursos Humanos. Estos programas, lógicamente, son una parte crítica de la Propuesta de Valor al Empleado (EVP, por sus siglas en inglés), y tienen como objetivo facilitar la comunicación y mejorar la comprensión y el cumplimento del marco de acuerdo entre el empleado y el empleador. Para conseguir todo esto, la tecnología debe ser, en primer lugar, precisa, fiable y estar alineada con las necesidades del negocio. Contar con un sistema de gestión de Recursos Humanos (HRMS –Human Resources Management System– o HRIS –Human Resources Information System, en inglés–) que sea sofisticado y útil (ya sea un sistema desarrollado internamente, un sistema estándar en el mercado o el mejor en su género) se ha convertido en una necesidad de primer orden. Y, si bien se reconoce la capacidad que tiene la tecnología para simplificar y agilizar el trabajo, no se puede obviar el esfuerzo inmenso que se debe hacer en la “trastienda” para conseguir los resultados perseguidos. ¿Cuáles son pues las claves para conseguir que este esfuerzo proporcione el retorno deseado? Existen tres consideraciones fundamentales a la hora de afrontar con éxito la implantación de un sistema de gestión de Recursos Humanos.

 

1 ASEGURARSE DE QUE LA TECNOLOGÍA CUBRE LAS NECESIDADES Y PRIORIDADES DE LA ESTRATEGIA GLOBAL DE RECURSOS HUMANOS Y, EN PARTICULAR, DE LA COMPENSACIÓN TOTAL.

Resulta sencillo dejarse seducir por una tecnología que suministra aquello que RRHH puede ofrecer en un futuro. Si además conocemos la agenda que el negocio tiene en lo referente a su capital humano, podríamos invertir fácilmente en una tecnología que ofrezca un ajuste ideal para necesidades futuras, pero que, sin embargo, ignore las necesidades presentes. Para evitar este tipo de situaciones, los profesionales de Recursos Humanos deben tener una perfecta comprensión de la visión estratégica de la organización: ¿está enfocada a la innovación? ¿al crecimiento? ¿a la mejora de la entrega de servicios y productos globalmente?... Consecuentemente, Recursos Humanos debe comprender (idealmente diseñar) los programas de gestión del talento y la compensación que mejor van a ayudar a que la organización logre esa visión. Por ejemplo, si los incentivos son una pieza clave de la estrategia de compensación, la tecnología elegida debe ayudar a la gestión de este elemento de la compensación de una forma consistente. Los profesionales de Recursos Humanos deberían conocer la forma en la que la organización ve la compensación total, en qué se pone el énfasis y cómo de efectivos son los sistemas existentes en su organización en este ámbito. Towers Watson tiene una visión integrada y detallada de la Compensación Total y de la Propuesta de Valor al Empleado. En este modelo de gestión se incorpora la retribución total como uno de los elementos de la EVP, haciendo hincapié en la creencia de que todo programa de compensación total debería estar alineado con la estrategia de negocio, optimizar el retorno en la inversión de la organización y dirigir los comportamientos que se requieren en los empleados. Así, un elemento clave que diferencia este enfoque es la organización que hacemos de la compensación en tres categorías, en línea con la percepción de los empleados:

Compensación fundacional. Programas de compensación relativos a las condiciones de empleo: salario base y beneficios generales. Casi todas las organizaciones dependen de la tecnología (HRMS u otra) para la entrega de estos elementos.

✦ Compensación basada en el desempeño. Programas orientados a compensar por un desempeño extraordinario (fundamentalmente incentivos). Con frecuencia, estos programas dependen de sistemas que funcionan de forma independiente a los sistemas generales de la organización. Integrarlos en dichos sistemas es una forma importante de conseguir mayor eficiencia en la entrega de servicios de RRHH.

✦ Compensación basada en la carrera y en el entorno. Hace referencia a los elementos que refuerzan el compromiso del empleado, como puede ser el desarrollo de planes de carrera, la apuesta por la flexibilidad, la formación y la conciliación. Este es el próximo reto para la tecnología de Recursos Humanos que requiere del conocimiento detallado de los matices que los objetivos globales pueden representar.

2 HACER DEL PROCESO LA PRINCIPAL PRIORIDAD.

Cada año, Towers Watson realiza una encuesta sobre la eficiencia de la función de Recursos Humanos y las prácticas en tecnología de RRHH en organizaciones en todo el mundo. La encuesta es un estudio de las estrategias, herramientas y tácticas que las empresas utilizan para la entrega de programas de RRHH para empleados y mánagers. Al analizar el histórico de los resultados de la encuesta, vemos que el (re)diseño de los procesos de entrega de servicios puede mejorar o destruir el éxito de cualquier decisión sobre el servicio o sobre la tecnología de RRHH. El enfoque apropiado para el proceso de diseño implica la creación de un flujo de trabajo que posibilite a los individuos y los departamentos en toda la organización la realización de las tareas de RRHH de las que son responsables y maximice, simultáneamente, el valor que aporta la tecnología a dichos procesos. Esto implica dar la capacidad (y responsabilidad) a los mánagers para que realicen actividades de RRHH independientemente, sin una necesidad de seguimiento constante por parte del departamento de RRHH, lo que también incluye hacer a los individuos (dentro y fuera de RRHH) responsables de dichos procesos y estándares. De hecho, el estudio de 2013 indica que la reingeniería de procesos es una prioridad para los profesionales en el ámbito de la eficiencia en la entrega de servicios de RRHH. En una implementación tecnológica esto es particularmente crítico, ya que muchos aspectos clave de los roles de RRHH cambiarán con la incorporación de la tecnología. Las organizaciones necesitan recapacitar sobre los cambios que los procesos requerirán cuando consideren la implementación de una nueva tecnología. Todo buen sistema requerirá cambios para conseguir la mejora esperada en la forma de realizar el trabajo (razón la por la que la compañía invierte en tecnología en primer lugar), y por ello es importante hacer del rediseño de los procesos y roles una parte clave al inicio del proyecto.

3 NO SUBESTIMAR LA IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DEL CAMBIO EN TODAS LAS FASES DEL PROYECTO.

Conceptualmente la gestión del cambio es simple: si los empleados están alineados con la dirección del cambio, este se producirá de forma más exitosa. Asegurarse de que los empleados entienden las razones del cambio, lo que va a ocurrir durante el proceso y qué nuevas habilidades o comportamientos serán necesarios para tener éxito a través del proceso de cambio puede garantizar una mayor confianza, satisfacción y apoyo a los objetivos de la empresa por parte de los mismos. Sin embargo, en general, la investigación de Towers Watson muestra que en la realidad ocurre lo contrario. Casi la mitad de las organizaciones encuestadas en el estudio Change and Communication ROI invierten tiempo en la evaluación de cómo puede afectar un cambio a sus procesos de negocio o tecnología, pero relativamente pocas veces echan un vistazo al impacto que tendrá el mismo en sus empleados y en la cultura de la organización. 

Dado que las organizaciones deben hacer frente a los elementos tanto racionales como emocionales, la gestión efectiva del cambio también debe abordar estos elementos. La preparación de los empleados para el cambio puede incluir la comunicación de los detalles importantes, la realización de encuestas para medir el conocimiento o las habilidades relacionadas con el cambio, ofrecer la ayuda de líderes de información reconocidos internamente u ofrecer oportunidades para que los empleados aprendan más o para que proporcionen feedback a lo largo del proceso de cambio y poder así ajustar la estrategia según los resultados de estas iniciativas. Invertir tiempo para comprender en profundidad a los empleados es inteligente. Ayuda a desarrollar programas de formación, de comunicación y de incentivos relevantes para sus necesidades, facilitándose así la participación, la co-responsabilidad y la obtención de feedback para mejorar el resultado del cambio. Las implicaciones que la gestión del cambio tiene en un proyecto de tecnología de Recursos Humanos son considerables. Podemos entender que incluso las mejores tecnologías –aquellas que son capaces de ofrecer todo lo necesario– corren el riesgo de fracasar en su implementación si su impacto en los usuarios no se considera desde el principio y de forma permanente a lo largo del proyecto. La perspectiva de Towers Watson sobre el cambio organizacional es que este es un proceso complejo que ocurre en el tiempo y que tiene distintas fases. Estas incluyen la comprensión y la segmentación, el diseño y la construcción y la implementación y mejora. Veámoslo en detalle.

✦ Comprender y segmentar: Comprender el entorno supone conocer qué está cambiando, las implicaciones en las necesidades del negocio, las consecuencias de este cambio en los diferentes actores y los fundamentos sobre los que se sustenta el negocio. En lo que se refiere a las iniciativas en tecnología, es probable que los empleados y los mánagers, por ejemplo, se hagan las siguientes preguntas: ¿Por qué cambiamos ahora? ¿Cómo me va a afectar? ¿Seré capaz de utilizar el nuevo programa? Si no soy capaz, ¿quién podría ayudarme? ¿Qué va a ser diferente al final?

✦ Diseñar y construir: Desarrollar planes a medida (que incluyan, al menos, procedimientos, plazos, herramientas y responsables), cuyo objetivo sea concienciar a la organización y orientar el cambio en los comportamientos. En proyectos de tecnología se debe considerar un contexto más amplio de cambio (¿qué más está sucediendo en la organización?, ¿cómo se va a percibir este cambio?) y tener en cuenta las expectativas de los usuarios (¿qué resultados esperamos obtener?, ¿qué apoyo se les va a ofrecer para conseguirlos?).

✦ Implementar y mejorar: Ejecutar el plan de gestión del cambio, medir su eficacia (tanto la percibida como la real), celebrar los éxitos y realizar mejoras a lo largo del camino es la tercera fase en la gestión del cambio. Para las implementaciones tecnológicas, la comprensión de las métricas y los resultados será muy importante, sobre todo al principio, una vez que el sistema comience a dar resultados. Este es un momento relevante, en el que demostrar por un lado, el retorno de la inversión, ya sea cuantitativa o cualitativa (los usuarios deben entender de primera mano el valor que proporciona el sistema y cómo está mejorando los resultados y la experiencia individual y organizacional) y por otro, el compromiso de la organización para resolver y mejorar las dificultades, dudas y problemas de los usuarios, quienes necesitan saber que sus dudas y cuestiones están siendo abordadas y resueltas adecuadamente. Esto es particularmente importante para la adopción inicial así como para el éxito del sistema a largo plazo.

UNA VISIÓN A ALTO NIVEL COMO PUNTO DE INICIO

La adopción de nuevas tecnologías proporciona una experiencia fascinante. Es un momento en el que Recursos Humanos puede jugar un papel clave en la mejora de procesos existentes y ayudar a la organización a conseguir mejor sus objetivos de negocio. Tomarse tiempo inicialmente para asegurarse de que la tecnología cubre las particularidades y necesidades de la compensación total de la organización, de que los procesos se (re)definen para aprovechar al máximo las posibilidades que ofrece el nuevo sistema y de que el cambio se gestiona de forma proactiva y efectiva durante todas las fases del proyecto ayudará enormemente a que la organización obtenga los resultados deseados del nuevo sistema.

 

 

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