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Los siete errores más habituales en la externalización de nóminas y en la administración de personal

Los siete errores más habituales en la externalización de nóminas y en la administración de personal

El aumento de la eficiencia es una de las razones fundamentales al buscar una solución para la externalización de la gestión de nóminas. A fin de poder aprovechar todo su potencial, las organizaciones y sus responsables deben asegurarse de disponer de la máxima información y asesoramiento para elegir la mejor opción para ellos y su negocio.

En este artículo ponemos de manifiesto algunos de los errores habituales que afectan al proceso de toma de decisiones en la externalización.

Error#1: SIEMPRE LO HEMOS HECHO ASÍ 

Tangibiliza el papel de la costumbre como freno al cambio y a la mejora continua. La mayoría de las organizaciones consideran que el Departamento de RR. HH. tiene un papel nuclear en la vida de la empresa. Valoran su conocimiento de los empleados y de los procesos internos, y, por ello, continúan con la inercia de confiar en un modelo de gestión de nóminas completamente interno. Sin embargo, a medida que las organizaciones deben afrontar nuevos retos competitivos, se plantean los beneficios asociados al uso de servicios externos.

Error#2: INFRAVALORAR LOS VERDADEROS COSTES 

El coste de la gestión de nóminas, de los sistemas de control de tiempos y accesos y de los procesos de administración de personal se encuentra drásticamente infravalorado. De hecho, un estudio realizado en 2012 por PwC mostró que solo el 37% del coste de gestión de nóminas y administración de personal es visible, al imputarse directamente al Departamento de Recursos Humanos, quedando oculto el 63% restante. Esto se debe a que algunos costes de RR. HH. se vinculan a otros departamentos: Financiero, TIC, etc.

Error#3: ADOPTAR UNA VISIÓN A CORTO PLAZO 

La tendencia a buscar vías para reducir costes, y obtener así beneficios a corto plazo, puede ser el gran argumento para apostar por la externalización. Más allá de esto, no podemos dejar de valorar la importancia del componente estratégico, derivado de mantener una relación a largo plazo con nuestros proveedores en áreas clave de la empresa.

Error#4: MIEDO A PERDER EL CONTROL

La idea de externalizar la administración de personal puede crear cierta incertidumbre interna. Una de las dudas más frecuentes que se plantean es quién controlará los procesos de RR. HH. y gestionará la seguridad de los datos internos una vez se haya realizado el traspaso. Sin embargo, generalmente no se tiene en cuenta que los sistemas de seguridad de los proveedores especializados son más robustos y eficaces que aquellos de los que puede disponer internamente la empresa contratante del servicio especializado.

Error#5: NO CREER EN LA ESTANDARIZACIÓN 

El área de Recursos Humanos necesita funcionar como un partner estratégico del negocio y estar orientada a resultados, buscando impactar positivamente en la cuenta de explotación. Para conseguirlo, los departamentos de RR. HH. deben trabajar con indicadores de rendimiento clave (KPI) y datos fiables, que les permitan mostrar su impacto en la rentabilidad y evolución de la empresa.

Error#6: COMPRAR BASÁNDOSE SOLO EN EL PRECIO

Los departamentos de RR. HH. se encuentran bajo presión constante para contribuir a la reducción de costes. La externalización puede parecer un medio eficaz y tentador para lograrlo. Sin embargo, centrarse tan solo en el coste supone limitarse a ver únicamente una pequeña parte de las ventajas derivadas de la externalización.

Error#7: MALA PERCEPCIÓN DEL CAMBIO ORGANIZACIONAL

Creer que la externalización de la administración de personal y la externalización en general significan perder puestos de trabajo puede limitar la voluntad de cambio de una organización. Sin embargo, la externalización en el campo de los recursos humanos. no implica necesariamente una reducción de plantilla. Por el contrario, es la oportunidad de centrar a los profesionales del ámbito de recursos humanos en las funciones estratégicas más propias del área, delegando en la empresa proveedora la parte más orientada a la gestión administrativa.

CONCLUSIÓN

Más allá de las creencias erróneas que hemos expuesto, el valor añadido que aporta la externalización en RR. HH. se visualiza cada vez más, y se está convirtiendo en uno de los impulsores del rendimiento empresarial en organizaciones innovadoras y con un gran crecimiento.

Los departamentos de recursos humanos ya no ven la externalización de las funciones más administrativas como una amenaza, sino como una oportunidad para poder centrar sus esfuerzos en las áreas con mayor valor estratégico. Son los mitos y errores subrayados más arriba los que han frenado los proyectos de externalización en RR. HH., aunque cada vez hay más empresas conscientes de la importancia y el impacto de una solución de externalización y de la relevancia de seleccionar al socio adecuado para una relación a largo plazo basada en la confianza.

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