Ni tradicional ni ágil: un enfoque híbrido para la gestión de proyectos

Los proyectos permiten a las organizaciones impulsar el cambio y materializar sus inversiones para obtener nuevos productos, procesos o capacidades. Gestionarlos consiste en seleccionar, definir, planificar y ejecutar estas iniciativas, pero a menudo los directivos y equipos carecen de formación y entrenamiento en la materia.

En un artículo anterior1 se proponía un programa actualizado de conceptos y recomendaciones para que los ejecutivos y mánagers comprendan mejor y puedan involucrarse de forma efectiva en los proyectos que dirigen, o en los que participan, y para escalar una mentalidad ágil al conjunto de la empresa. Abordaba la “gestión imprescindible de proyectos imprescindibles”, es decir, el manejo ágil de aquellas iniciativas escogidas porque son las que prometen mayor retorno comparado con el riesgo, eliminando tareas, documentación y órganos que no añaden valor ni reducen las amenazas. Pero ¿cómo se hacen los proyectos? ¿En qué consiste exactamente la “gestión imprescindible”?

Lo primero que hay que tener en cuenta es que la gestión de proyectos se agrupa en dos familias:

• La gestión tradicional consiste en métodos predictivos y prescriptivos, en los que el alcance (lo que hay que hacer), el tiempo y el coste están bien definidos desde el inicio y se controlan con mano de hierro durante la ejecución. Se aplica cuando el objetivo y la solución son claros y no sufrirán grandes cambios. Es posible establecer una definición de requisitos completa y una planificación detallada al comienzo. A esta familia pertenecen marcos de trabajo como PMBOK, PRINCE2 o PM2. Así se manejan los proyectos de obra civil, infraestructuras de todo tipo y la mayoría de los de implantación de software estándar, como un ERP.

• La gestión ágil reúne un conjunto de principios y algunos métodos en los que se acepta que el triángulo que une alcance, tiempo y coste será más inestable, incierto e inseguro, con cambios más frecuentes y mayor interacción de los usuarios finales. Se aplica a proyectos donde tenemos claro el objetivo, pero no conocemos bien la solución final, que vamos descubriendo a medida que avanzamos mediante ciclos o iteraciones. A este grupo pertenecen cuerpos de conocimiento como scrum, kanban o lean product development. Así se manejan los proyectos de investigación y desarrollo de producto, los de marketing y comunicación y la mayoría de l...