Cuanto más claros estén los objetivos de un proyecto y los pasos que se pretende dar para llegar a él, más fácil será lograrlos. Puede preparar con facilidad un plan de acción simplemente respondiendo a unas preguntas clave.
Los planes de acción están concebidos para proporcionar los detalles del camino que se va a seguir, sobre todo en lo referente a la planificación del proyecto y sus etapas.
¿Cómo se construye un plan de acción? Un plan de acción se construye sobre una plantilla que se resume en las siguientes nueve preguntas:
¿En qué consiste? Se trata de definir con el mayor grado de exactitud posible qué se pretende con esa acción. Lo esencial es llegar a una formulación clara y precisa, que comunique lo mejor posible la idea.
¿Cómo se va a hacer? Este es el punto central del plan de acción, ya que, a través de esta respuesta, usted podrá expresar sus ideas sobre la forma de proceder, el desarrollo de las etapas previstas y su contenido con el máximo detalle.
¿Por qué de este modo? Por un lado, no se pueden olvidar las posibles alternativas a las acciones previstas, y, por otro, lo importante es explicar y justificar las respuestas que se han dado a la pregunta anterior. En este punto hay que tener en cuenta que cualquier plan de acción implica la utilización de recursos, y, por tanto, puede que haya que elegir entre distintos proyectos diferentes. Esta parte del plan de acción puede servir para que las personas que deben tomar las decisiones puedan basarse en datos concretos.
¿Qué efectos se esperan? Se trata de analizar el impacto que tendrá el plan de acción en los objetivos estratégicos que se hayan planteado en la organización. Se trata de concretar cómo contribuirá cada acción al logro de esos objetivos generales.
¿Quién lo llevará a cabo? A la hora de distribuir las tareas, es muy importante identificar con precisión a las personas que van a intervenir en las diferentes etapas del plan de acción. .
¿Cuándo se realizará? Esta pregunta se responde con el calendario de desarrollo de las diferentes etapas. Si no se puede elaborar un calendario detallado, se pueden buscar otras formas de respuesta, pero siempre hay que procurar evitar respuestas como "El próximo año" o "Durante el tercer trimestre", ya que la aparente concreción no oculta la falta de preparación del plan de acción en el tiempo, ni la falta de compromiso con las fechas de realización del proyecto.
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